Mình là Luân – một trong ba người chia sẻ tại workshop “Học làm quản lý” ngày 23/08 vừa qua. Vì chương trình bị giới hạn thời gian nên mình xin phép tổng hợp và trả lời lại một số câu hỏi của các bạn.
Chúc mọi người một tuần mới học tập và làm việc vui vẻ.
Câu hỏi 1:
Mình không trực tiếp quan sát, chỉ nghe nhân viên khác kể lại. Vậy nếu cần feedback thì phải làm sao?
Trả lời:
Nên nói rõ đây là thông tin gián tiếp, ví dụ: “Anh nghe đồng nghiệp kể lại là… không biết góc nhìn của em thế nào? Anh cũng muốn nghe để hiểu rõ hơn.”
Cách này không vội kết luận, mà mở cơ hội cho nhân viên chia sẻ thêm. Sau đó mới cùng nhau chốt hướng xử lý. (Mô hình SBI chỉ dùng khi có hành vi quan sát được).
Câu hỏi 2:
Làm sao feedback để nhân viên không tổn thương mà vẫn thấy cần thay đổi?
Trả lời:
Trước khi feedback, hãy tự hỏi: Mục đích của mình có phải để làm nhân viên tổn thương không? Nếu câu trả lời là “không”, thì khi nói hãy cẩn thận câu từ, tập trung vào vấn đề chứ không dán nhãn con người. Như vậy nhân viên sẽ không thấy bị công kích, mà vẫn hiểu rõ cần thay đổi.
Câu hỏi 3:
Feedback cho sếp có áp dụng được không?
Trả lời:
Dĩ nhiên là được. Mô hình SBI có thể dùng cho cả nhân viên lẫn sếp. Khác biệt ở chỗ: khi nói với sếp cần ngôn ngữ tinh tế hơn, tập trung vào tình huống – hành vi – tác động thay vì cảm xúc cá nhân. Như vậy vừa giữ sự tôn trọng, vừa giúp sếp thấy được ý nghĩa của feedback. Sự gần gũi, chân thành trong cách nói sẽ giúp sếp dễ dàng đón nhận hơn.
Câu hỏi 4
Nhân viên hay lặp lại sai sót do thiếu cẩn thận, kiểm tra đối chiếu thì làm sao để thay đổi (dù họ biết rõ hậu quả)?
Trả lời:
Muốn nhân viên thay đổi, vừa phải tìm đúng nguyên nhân sai sót, vừa feedback rõ ràng. Theo mô hình SBI: nêu tình huống, hành vi, hậu quả cụ thể để nhân viên thấy ảnh hưởng thật sự. Sau đó mới bàn giải pháp: thiếu kiến thức thì đào tạo lại, thiếu kỹ năng thì cho thực hành thêm, còn nếu do chủ quan thì cần nhấn mạnh hậu quả và giám sát sát sao hơn.
Câu hỏi 5:
Mình muốn giúp nhân viên nhìn ra hành vi sai, nhưng họ lại không quan tâm, không hợp tác thì sao?
Trả lời:
Lúc này vấn đề không phải kiến thức hay kỹ năng mà là thái độ. Quản lý cần ngồi lại trao đổi thẳng thắn: nhân viên đang vướng gì, có bất đồng quan điểm hay không hài lòng điều gì không. Khi hiểu nguyên nhân sâu xa, mới chọn cách hỗ trợ phù hợp: bổ sung kiến thức, kỹ năng, tăng giám sát, hoặc cho thấy sự tin tưởng nhiều hơn.
Câu hỏi 6:
Feedback model nào phù hợp cho nhân viên cực kỳ nhạy cảm?
Trả lời:
Có thể áp dụng các mô hình: SBI, Sandwich, AID. Dù chọn mô hình nào thì mục tiêu vẫn là giúp nhân viên phát triển. Ngoài ra, để xác định “nhạy cảm” cần đánh giá 360 độ (đồng nghiệp, sếp, cấp dưới, khách hàng) để có cái nhìn khách quan, tránh dán nhãn khiến buổi trò chuyện trở thành rào cản.
Câu hỏi 7:
Nhân viên không cẩn thận, nhắc nhiều lần không cải thiện. Nếu đưa ra tập thể thì họ mất mặt, nhắc riêng thì không đổi. Phải làm sao?
Trả lời:
Nếu nhắc riêng hoài không thay đổi, mà góp ý trước tập thể lại dễ khiến họ mất mặt, thì cần đổi cách tiếp cận:
Đưa ra tiêu chuẩn công việc rõ ràng (checklist hoặc kỳ vọng cụ thể).
Nói rõ nếu tái phạm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến đánh giá công việc.
Ngồi lại hỏi thẳng: khó khăn do kỹ năng hay do thái độ. Nếu là kỹ năng thì hỗ trợ thêm, nếu là thái độ thì cần biện pháp mạnh hơn.
Câu hỏi 8:
Nhân viên mới, lần đầu đi làm, có nhiều hành vi chưa ổn. Nếu quản lý cứ góp ý liên tục thì có nên không?
Trả lời:
Với nhân viên mới, không nên hễ thấy gì chưa ổn là góp ý ngay. Hãy xem hành vi đó ảnh hưởng nhiều hay ít, có ai kèm cặp chưa. Nếu lỗi nhỏ thì hướng dẫn nhẹ nhàng trong lúc làm việc cũng đủ. Nếu là thói quen ảnh hưởng lớn thì mới nên ngồi lại góp ý rõ ràng. Quan trọng là để các bạn vừa học vừa làm, chứ không bị áp lực vì liên tục bị gọi ra nhắc nhở.
Chúc các bạn áp dụng thành công để gặt hái được nhiều kết quả trong hành trình làm quản lý của mình.
Xem và đăng ký khóa “Kỹ năng Quản lý” với mức học phí ưu đãi tại đây.
Tác giả: Lê Minh Luân
